POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE SUPER COFFEE S.A.S.
A continuación, se presenta la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales (en adelante la “Política de Privacidad”) aplicable a las personas que suministren sus datos personales (en adelante el “Titular” o el “Titular de la Información”) a la sociedad SUPER COFFEE S.A.S. (en adelante “SUPER COFFEE”), los cuales se incluirán en las bases de datos de SUPER COFFEE y serán sometidos a Tratamiento por parte de dicha sociedad de la mejor forma posible.
¿Quién es el responsable y encargado frente a sus Datos?
La sociedad SUPER COFFEE S.A.S., sociedad con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., identificada con el Número de Identificación Tributaria (N.I.T.) 830.059.885-7
SUPER COFFEE es una empresa cuya actividad económica consiste en la colocación de dispensadores de bebidas calientes y frías en término de comodato y la distribución de los insumos para éstas.
¿Para qué esta Política de Privacidad?:
Esta Política de Privacidad es el documento que regula el manejo de todas las Bases de Datos y/o archivos de SUPER COFFEE, que contengan Datos Personales, de clientes, contratistas, proveedores y en general terceros, que sean objeto de Tratamiento por parte de SUPER COFFEE, en los eventos en los cuales se le considere como “Responsable” y/o “Encargado del Tratamiento de dichos Datos Personales, conforme a las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015 y demás normas que en adelante las modifiquen y/o adicionen.
Esta Política de Privacidad, busca aplicar las disposiciones legales que regulan la Protección de Datos Personales de personas naturales o jurídicas.
Definiciones:
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (en adelante “Datos Personales” o “Información Personal”).
Base de Datos: Todo conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Transmisión de Datos: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Transferencia de Datos: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Datos Sensibles: Se entiende como datos sensibles aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda afectar la intimidad del Titular o la potencialidad de generar su discriminación.
Datos Públicos: Aquellos datos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público.
Tratamiento de los Datos Personales por parte de SUPER COFFEE:
SUPER COFFEE, en el desarrollo de su objeto social y actividad económica, actúa como responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales que se encuentren en sus bases de datos y en las bases de datos de sus aliadas, accionistas, vinculadas, subordinadas, establecimientos de comercio y en general, del grupo empresarial de SUPER COFFEE.
En consecuencia, recolecta, almacena, utiliza, transmite, transfiere, suprime y en general daremos Tratamientos a los Datos Personales de personas naturales o jurídicas con las cuales tiene o ha tenido algún tipo de relación, cualquiera sea su naturaleza (civil, comercial y/o laboral); entre las cuales se incluye, pero sin limitarse, a sus clientes, proveedores, contratistas, trabajadores, acreedores, deudores y accionistas.
Uso de la Política de Privacidad y Protección de la Información:
SUPER COFFEE informa a todos los Titulares de los Datos Personales que le sean suministrados, ya sea electrónicamente, manualmente o por cualquier otro medio, que el Tratamiento de los mismos se sujetará a la presente Política de Privacidad. En consecuencia, si un Titular no se encuentra de acuerdo con la presente Política de Privacidad, no podrá suministrar información alguna que deba registrarse en una de las Bases de Datos de SUPER COFFEE o de nuestras vinculadas y/o entidades aliadas.
SUPER COFFEE se encuentra comprometido con la seguridad y buen uso de los Datos Personales que le son suministrados y, en consecuencia, se obliga a darles los usos adecuados, así como a mantener la confidencialidad requerida frente a los mismos de acuerdo a lo establecido en esta Política de Privacidad y en la legislación existente frente a la materia.
Conforme a lo establecido en el presente documento, en el momento en el cual los Titulares entregan para recolectar sus Datos Personales en las Bases de Datos de SUPER COFFEE, se entiende que dichos Titulares aceptan y conocen que el Tratamiento de dichos Datos Personales se sujetará a la presente Política de Privacidad.
SUPER COFFEE, en relación a la Información Personal, podrá transferirla a sus accionistas, vinculadas, subordinadas y establecimientos de comercio, así como a terceros y a autoridades judiciales o administrativas, sean personas naturales o jurídicas, colombianas o extranjeras, en aquellos eventos en los cuales la transferencia o transmisión de los datos sea necesaria para llevar a cabo los usos y actividades autorizadas por los Titulares conforme al objeto social de SUPER COFFEE. En todos los eventos, dicha información se conservará bajo estricta confidencialidad y será sometida a un Tratamiento riguroso, respetando los derechos y las garantías de sus Titulares.
De manera específica, pero sin limitarse a ello, SUPER COFFEE podrá utilizar proveedores de servicios y procesadores de datos que trabajen en nombre de la misma. Dichos servicios podrán incluir servicios de alojamiento de sistemas y de mantenimiento, encriptación, servicios de análisis, servicios de mensajería por email, servicios de call-centers, servicios de entrega, gestión de transacciones de pago, y controles de solvencia y de dirección, entre otros. En consecuencia, los Titulares deben entender que al suministrarle información a SUPER COFFEE, automáticamente le estarán concediendo a estos terceros autorización para acceder a su Información Personal.
Es importante aclarar que SUPER COFFEE ha emprendido y emprenderá todas las acciones necesarias para garantizar que tanto los proveedores de servicios como los procesadores que trabajan en nombre de la sociedad y demás terceros autorizados conforme a la presente Política de Privacidad, protejan, en todos los eventos, la confidencialidad de la Información Personal a su cargo.
Adicionalmente, es importante aclarar que, si bien SUPER COFFEE hace sus mejores esfuerzos para que todas las personas involucradas en los servicios que ofrecemos respeten la regulación en materia de Protección de Datos Personales, SUPER COFFEE no se hace responsable por las prácticas de manejo de información de éstas.
Los Titulares responderán, en cualquier evento, de la veracidad de los datos facilitados a SUPER COFFEE, reservándose el derecho a excluir de la prestación de los servicios o de las Bases de Datos a todo Titular que haya facilitado datos falsos.
SUPER COFFEE podrá recolectar información que se encuentre en el dominio público para complementar las Bases De Datos. A dicha información se le dará el mismo tratamiento señalado en la presente Política de Privacidad.
Efectos de la Autorización
Para todos los efectos, se entiende que la autorización otorgada por los Titulares, es una autorización expresa e informada otorgada por parte de éstos a favor de SUPER COFFEE, sus filiales, matrices y/o subsidiarias y terceros determinados por SUPER COFFEE en virtud del desarrollo de su objeto social, para darle Tratamiento a sus Datos Personales, cualquiera que haya sido el medio (escrito, oral o por medio de conductas inequívocas) por el cual se entregaron. Igualmente, implica el entendimiento y la aceptación plena de todo el contenido de la presente Política de Privacidad.
En el evento de una venta, fusión, consolidación, cambio en el control societario, transferencia de activos, reorganización o liquidación de SUPER COFFEE y/o sus entidades vinculadas y aliadas; SUPER COFFEE podrá transferir la Información Personal de los Titulares a las partes involucradas, para lo cual por medio de la aceptación del presente documento SUPER COFFEE se entiende queda facultada para realizarlo.
Información Personal Recolectada:
La Información Personal que SUPER COFFEE puede recolectar y someter a Tratamiento incluye, pero no está limitada a la siguiente:
Nombre completo del Titular de la Información;
Identificación
Fecha de nacimiento;
Nacionalidad;
Domicilio;
Dirección de contacto;
Teléfonos de contacto;
Correo electrónico;
Cuentas Bancarias;
Información Crediticia y Financiera;
Información Profesional;
Información Tributaria;
Información Laboral;
Preferencias de acuerdo a la información proporcionada/solicitada;
Información de referencias bancarias y/o comerciales.
Finalidades y Usos de la Información:
A los datos personales que le sean suministrados a SUPER COFFEE se les dará un Tratamiento conforme a las siguientes finalidades para el uso de la información, según le aplique a cada Titular:
Utilización de la Información Personal por parte de SUPER COFFEE, sus accionistas, vinculadas, subordinadas y establecimientos de comercio y/o terceros contratados con ocasión y para el desarrollo de su objeto social;
Análisis de la Información Personal por parte de SUPER COFFEE, sus accionistas, vinculadas, subordinadas y establecimientos de comercio y/o terceros contratados para el desarrollo y promoción de la venta de sus productos y servicios;
Darle Tratamiento a la información en medios físicos y digitales, asegurando que estén correctamente utilizados por parte de SUPER COFFEE;
Incluir en sus bases de datos y darle Tratamiento a la información adquirida en virtud de la relación existente entre los Titulares y SUPER COFFEE, cualquiera que sea su naturaleza jurídica (laboral, civil, comercial), así como a la información suministrada por sus accionistas, vinculadas, subordinadas y establecimientos de comercio nacionales y/o extranjeras;
Contactar al Titular en el evento que se genere algún tipo de problema o inconveniente con la Información Personal;
Enviar a los Titulares correos electrónicos como parte de una promoción de un producto, noticia o Newsletter. En cada e-mail enviado existe la posibilidad de solicitar que no esté inscrito en esta lista de correos electrónicos para dejar de recibirlos, conforme a lo descrito en el capítulo 12 de la presente Política de Privacidad;
Contactar y/o enviar al Titular información sobre promociones y/o servicios que SUPER COFFEE considere pueden ser de interés por parte del Titular.
Efectuar comunicaciones de mercadeo, promociones y campañas de marketing directo de cualquiera de los productos y servicios de SUPER COFFEE. Si el titular lo prefiere, puede solicitar que lo excluyan de las listas para el envío de información promocional o publicitaria conforme se indica en el capítulo 12 de la presente Política de Privacidad.
Efectuar estudios internos para entender perfiles, intereses, comportamiento, demografía, segmentaciones con el fin de comprender las necesidades del Titular, así como sus intereses y, en consecuencia, prestar unos mejores beneficios y servicios con base en la información otorgada;
Prevenir y detectar el fraude, así como otras actividades ilegales
Parágrafo Único: Se aclara que en relación con la información de terceros relacionados con referencias bancarias y/o comerciales que los miembros, clientes, proveedores, contratistas, trabajadores, acreedores, deudores y accionistas provean serán sólo utilizados para efectos de corroborar referencias y el responsable de otorgarlos garantiza que tiene el derecho de darnos esta información para tales fines; por lo que mantendrá indemne a SUPER COFFEE sobre cualquier reclamación de terceros en relación con el uso de dicha información.
Derechos de los titulares de la Información Personal:
Los Titulares de la Información Personal suministrada a SUPER COFFEE tendrán los siguientes derechos:
El derecho a conocer, actualizar y rectificar su Información Personal gratuitamente;
El derecho a solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a SUPER COFFEE, salvo cuando expresamente se exceptúe en la ley como requisito para el Tratamiento (artículo 10 Ley 1581 de 2012);
El derecho a ser informado, previa solicitud, respecto al uso que se le ha dado a su Información Personal;
El derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
La facultad de revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se haga un uso conforme a los usos y finalidades autorizados; La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento hemos incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución; y El derecho a presentar consultas y reclamos referentes a la Información Personal.
Confidencialidad de la Información Personal:
La Información Personal suministrada por los Titulares será utilizada únicamente por SUPER COFFEE, sus accionistas, vinculadas, subordinadas y los terceros autorizados para tales fines, conforme a lo establecido en la presente Política de Privacidad. La Información Personal no será destinada, en evento alguno, a propósitos distintos de aquellos para los cuales fue suministrada, razón por la cual SUPER COFFEE procurará proteger la privacidad de la Información Personal y conservarla bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como el respeto de los derechos de los Titulares de la misma.
Si por cualquier circunstancia una autoridad competente solicita sea revelada la Información Personal, que se encuentre en poder de SUPER COFFEE, y en consecuencia, sea su obligación legal suministrar la misma, SUPER COFFEE procederá a entregar dicha Información, situación que los Titulares aceptan y autorizan a SUPER COFFEE para este efecto.
La presente obligación de confidencialidad de la Información Personal tendrá un tiempo de duración ilimitado, es decir, que la obligación subsiste en el tiempo.
Tratamiento de Información Personal de Menores de Edad:
En aplicación de lo establecido por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, en el evento en el cual SUPER COFFEE proceda a efectuar el Tratamiento de la Información Personal de niños, niñas y adolescentes, lo hará respetando el interés superior de los mismos y asegurando, en todos los casos, el respeto de sus derechos fundamentales y garantías mínimas.
Dicho tratamiento únicamente tendrá lugar en la medida en que para el desarrollo del objeto social de BARRIOS MONTENEGRO sea requerido.
En todos los eventos en los que se requiera darle Tratamiento a la Información Personal de menores de edad, SUPER COFFEE obtendrá la autorización correspondiente por parte del representante legal del niño, niña o adolescente; previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad del menor para entender el contenido de la autorización y del Tratamiento de sus Datos Personales.
Procedimiento de Consulta, Rectificación y Reclamos:
Consulta: Las consultas y solicitudes de los Titulares serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. En caso de que no sea posible resolver la consulta dentro de este término, el Titular será informado de dicha situación en la dirección de notificación que haya incluido en la respectiva consulta, y el término de respuesta se podrá extender hasta por cinco (5) días hábiles adicionales. La respuesta a las consultas o reclamos que los Titulares presenten podrán ser entregadas por cualquier medio físico o electrónico.
Rectificaciones y Reclamos: Cuando el Titular de la Información considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando adviertan un presunto incumplimiento por parte de SUPER COFFEE de sus deberes en materia de Protección de Datos Personales contenidos en la legislación aplicable y en la presente Política de Privacidad, podrán presentar un reclamo de la siguiente manera:
Se deberá presentar solicitud escrita frente al requerimiento específico;
Si el reclamo resulta incompleto, SUPER COFFEE requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que complete y subsanase su petición:
Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante haya dado respuesta, se entenderá desistida la pretensión.
Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien si lo sea para que resuelva en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de tal hecho al solicitante.
Si el reclamo es recibido de manera completa o se ha completado posteriormente, deberá incluirse, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, una “leyenda” en la base de datos que indique “RECLAMO EN TRÁMITE”.
SUPER COFFEE resolverá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguientes de recibo del mismo. En caso de que no sea posible resolver la consulta dentro de este término, el Titular será informado de la demora, los motivos y la fecha de respuesta en la dirección de notificación que haya incluido en el respectivo reclamo. En todo caso, el término de respuesta no podrá superar de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La respuesta a los reclamos que los Titulares presenten podrá ser efectuadas por cualquier medio físico o electrónico.
Contacto:
En el evento de alguna duda o inquietud sobre la presente Política de Privacidad o el Tratamiento y uso de la Información Personal favor dirigir sus consultas, peticiones quejas o reclamos a:
El correo electrónico [servicioalcliente@rentokil-initial.com.co].
Solicitud por escrito a [Servicio al Cliente], SUPER COFFEE S.A.S., en la calle 164 # 19ª-26 de la ciudad de Bogotá
Modificaciones de la Política de Privacidad:
SUPER COFFEE se encuentra plenamente facultado para modificar la presente Política de Privacidad. Cualquier cambio será debidamente informado ya sea por medios electrónicos o físicos a los Titulares de la Información Personal. El otorgamiento de la autorización, cualquiera sea su medio, será entendido como manifestación expresa de la aceptación de la presente Política de Privacidad.
Vigencia:
La presente Política de Privacidad se encuentra vigente a partir del día cuatro (04) de noviembre del año 2016.
